FAQ

Het begrip onboarding doelt op alle activiteiten en stappen die ondernomen worden om een nieuwe medewerker te integreren in de organisatie en zijn of haar functie.
Een goeie onboarding is cruciaal voor beide partijen:

• Als werkgever wil u graag dat uw nieuwe medewerkers zo snel mogelijk kunnen bijdragen aan de organisatie – dat is waarom u ze heeft aangeworven!
• Als werknemer wil je je graag zo snel mogelijk thuis voelen in het team, toegang hebben tot het juiste materiaal en zo snel mogelijk productief zijn. Je hebt de job immers aanvaard omdat je dacht en hoopte dat het een leuke functie en dito organisatie zou zijn.

Tal van bevragingen en studies bevestigen hoe schadelijk (en kostelijk!) slechte onboardingprocessen zijn. Ze verhogen de time to productivity (de tijd die het iemand kost om zich in te werken), leiden tot een hoger verloop (zeker in de eerste paar maanden), creëren stress, enzovoort.

Ondanks het duidelijke belang ervan zijn de onboarding processen in veel organisaties suboptimaal. In bevragingen geven veel organisatie dat zelf ook toe. Trainingen en materiaal komen te laat, men vergeet om de nieuwe medewerker ook kennis te laten maken met mensen buiten zijn/haar directe team, de doelstellingen voor de eerste paar weken zijn onduidelijk (of worden gewoonweg niet gecommuniceerd!), de medeweker is niet op de hoogte van de planning, enzovoort. De impact hiervan is veel groter dan sommige organisaties zelf denken.

Veel organisaties hebben geen digitale oplossing die hen helpt om alles vlot te laten verlopen. En hoewel een digitale tool alleen uiteraard nooit de oplossing zal zijn, kan het wel een waardevol instrument zijn om onboarding processen de stroomlijnen en automatiseren.

Voor meer informatie over de onboarding functionaliteiten van mpleo, aarzel niet om contact op te nemen met ons sales team.

De betrokkenheid van uw medewerkers is erg belangrijk voor het succes van uw organisatie.
In de wetenschappelijke- en vakliteratuur gebruikt men vaak de Engelstalige term employee engagement. Er zijn genoeg studies en artikels over om een hele bibliotheek te vullen, en ze wijzen allemaal in dezelfde richting: hogere engagement levels brengen talvan voordelen met zich mee, zoals een hogere productiviteit, grotere mate van creativiteit, een lager verzuim, enzovoort. Het hoeft dan ook niet te verbazen dat er erg veel studies zijn naar wat dit engagement dan precies drijft/creëert.

In het boek ‘Drive’ van Daniel Pink worden 3 bepalende factoren besproken: autonomy (het gevoel zelf keuzes te kunnen maken, zelfstandig te handelen), mastery (het gevoel iets te beheersen en beter te worden in iets) en purpose (het gevoel bij te dragen aan iets groters, deel uit te maken van een groter geheel). Zonder in detail te gaan, geven we hieronder graag enkele tips.

De autonomie van uw medewerkers kan u vergroten door bv. te sturen op output/resultaten ipv op input. Een voorbeeld:
- Sturen op input: ‘Ik wil graag dat jij vandaag werkt aan X.’ (I think, you do)
- Sturen op output: ‘Ik wil graag dat jij me helpt om dit project te realiseren.’
Bij inputgericht sturen is de leidinggevende het brein achter dingen, en zijn/haar medewerkers de uitvoerende krachten. Bij outputgericht sturen, heeft de medewerker veel meer ruimte om zelf (mee) te bepalen hoe hij/zij dingen aanpakt en plant.

Om uw medewerkers een gevoel van mastery te laten ervaren, kan u bv. opleidingstrajecten voorzien en coaching gesprekken. Dit gevoel ontstaat immers wanneer mensen beter worden in iets en/of het gevoel hebben iets goed te kunnen.
Het gevoel van purpose kan u bevorderen door duidelijke communicatie over de organisatiedoelstellingen, overeenstemmende waarden en normen, persoonlijke betrokkenheid bij uw medewerkers, enzovoort.

Wat heeft dit met HR-software te maken? Dit gaat toch over mensen? Dat klopt, maar een software tool kan organisaties wel ondersteunen in het verhogen van het engagement van haar personeel. Neem bv. autonomie en mastery. mpleo biedt medewerkers een self-service portaal dat hen in staat stelt om onder meer:

• Hun doelstellingen te raadplegen
• Te bekijken welke trainingen ze zouden kunnen volgen om zich verder te ontwikkelen
• Een evaluatieproces op te starten (en dus naar feedback te vragen)
• Enzovoort

Daarnaast ondersteunt mpleo in eerste instantie ook het HR-departement, met modules als talent management, opleidingsbeheer en e-learning. Deze zorgen ervoor dat HR minder tijd verliest met administratieve rompslomp, en versterken het inzicht in de organisatie middels rapporten, dashboards, enquêtes,…

Neem zeker contact op met ons sales team om te kunnen zien hoeveel makkelijker en autonomer medewerkers kunnen handelen met mpleo.

Welzijn op het werk en sociale cohesie zijn thema’s die al jaren in opmars zijn. Als land zijn onze cijfers inzake burn-outs, depressies, en allerhande stressgerelateerde klachten ook niet bepaald om over naar huis te schrijven. Zo verschenen er afgelopen jaren verschillende krantenartikelen over de sterke toename van burn-outs en depressies: in mei 2021 werd een stijging van 40% op 4 jaar tijd gerapporteerd. Ook de corona crisis bracht stress en angst met zich mee. Door het thuiswerken ervaren veel mensen ook een vervaging tussen werk en privé. Uit bevragingen blijkt dat velen harder en langer werken dan op kantoor, en zich minder verbonden voelen met hun collega’s en de organisatie.

Uit onderzoek blijkt dat sociale cohesie (ook wel sociale samenhang of verbondenheid genoemd) een erg belangrijke factor is. Sociale cohesie heeft namelijk tal van positieve effecten: het verhoogt het geluksniveau, draagt bij aan een goede gezondheid, vermindert gevoelens van negativiteit, enzovoort. Ook op de werkvloer is onderlinge verbondenheid essentieel. Ze bevordert de samenwerking en vormt een goed tegenwicht tegen stress.

Hoe kan je deze verbondenheid verhogen? Een aantal laagdrempelige tips:
- Zorg ervoor dat mensen voldoende met elkaar blijven praten. Mensen en teams die hele dagen enkel e-mails en chatberichten uitwisselen met elkaar, zullen zich op termijn steeds minder verbonden voelen. Elke leidinggevende moet hierover goede afspraken maken met zijn/haar team.
- Belangrijker nog: zorg dat er tijdens meetings ook “koffie tijd” is. Praten over koetjes en kalfjes, hoe het weekend was, hoe het met de kinderen gaat, is géén verloren tijd. Zonder deze informele momenten krijgen mensen het gevoel alleen maar over het werk te kunnen praten met elkaar.

• Maak als leidinggevende regelmatig tijd om te vragen hoe het met je teamleden gaat. Hoe voelen ze zich? Hoe gaat het (thuis)werken hen af? Waar halen ze energie uit?
• Organiseer (indien mogelijk) leuke team activiteiten (kan ook buiten!).
• Communiceer regelmatig bedrijfswijd door leuke nieuwtjes te delen zoals het binnenhalen van nieuwe klanten, verjaardagen, bepaalde mijlpalen voor de organisatie, … Het is belangrijk om successen met elkaar te delen en samen te vieren. Niks maakt mensen blijer dan positieve feedback en het gevoel te kunnen scoren samen.

Vaak is het up-to-date houden van personeelsgegevens zoals adressen, telefoonnummers, gezinssituaties,…een hele uitdaging. Met mpleo wordt dit echter een fluitje van een cent! Alle medewerkers kunnen via het selfservice portaal hun eigen dossier inkijken, en waar nodig veranderingen aanbrengen. HR krijgt automatische meldingen van gevraagde wijzigingen en moet deze eerst goedkeuren. Daarbij blijft ook de gehele versiegeschiedenis/historiek behouden. Zo maakt u hier een gedeelde verantwoordelijkheid van en wint u tijd én kwaliteit.

Continu leren en ontwikkelen zijn erg belangrijk, zowel voor de organisatie als voor de medewerker zelf. Als organisatie moet en wil je immers blijven ontwikkelen en zorgen dat mensen niet alleen “mee kunnen” maar actief helpen de gewenste toekomst te creëren. Als medewerker, anderzijds, is het kunnen leren en ontwikkelen een belangrijke motivator. Maar hoe kan u er als organisatie voor zorgen dat mensen zelf achter het stuur gaan zitten en actief bezig zijn met hun eigen groei en ontwikkeling? Het is niet de bedoeling dat learning & development louter een “push” van HR naar de medewerkers is.

Enkele tips:

• Ga uit van het feit dat mensen zichzelf willen ontwikkelen. Organisaties die vertrekken vanuit de negatieve assumptie dat mensen “gedwongen” moeten worden om bv. opleidingen te volgen, ontdekken wellicht dat mensen niet erg warm lopen voor hun opleidingen. Je oogst wat je zaait.
• Kader leren als iets positiefs. Al te vaak worden opleidingen en leertrajecten gepositioneerd als “verbetertrajecten”, als iets om zwakke punten te verhelpen. Denk dit om: ‘Oeh, interessant, een cursus in onderhandelingstechnieken, dit kan mij naar the next level brengen!’. Jezelf verder ontwikkelen vanuit je kracht is veel effectiever en fijner dan vertrekken vanuit wat niet goed genoeg is en/of wat ontbreekt.
• Bevraag medewerkers actief over hetgeen zij zelf graag zouden willen leren/ontwikkelen. Dit creëert zeer waardevolle kennis, want het verduidelijkt ook hoe de medewerker zichzelf ziet evolueren, en waar hij/zij energie van krijgt en graag wil doen.
• Zorg voor de juiste faciliteiten en tools. Zorg bv. voor een duidelijke opleidingscatalogus, een systeem om opleidingswensen te bevragen, een e-learning platform voor leren op afstand, enzovoort. Digitale tools kunnen hier een grote hulp zijn.

Voor meer informatie over onze soft HR-modules kan u altijd vrijblijvend contact opnemen met onze accountmanagers.

In heel wat organisaties en contexten zijn er verplichte opleidingen. Denk bv. aan een attest voor heftruckchauffeurs, of aan opleidingen en examens tot erkend verzekeringsmakelaar. Hoe zorgt u er als organisatie voor dat de wetgeving en eventuele vakbondsakkoorden nageleefd worden?

• Zorg eerst en vooral voor een duidelijk overzicht van welke opleidingen verplicht zijn voor wie, alsook hoe lang bepaalde opleidingen/attesten geldig blijven.
• Zorg dan voor de juiste faciliteiten en tools. Microsoft Excel is bv. niet de juiste tool voor het managen en opvolgen van opleidingen en attesten. Een software tool voor training management zoals mpleo kan hier een grote hulp zijn. Het laat toe om per medewerker de vereiste opleidingen aan te geven, opleidingssessies te plannen, medewerkers hierop in te schrijven, hun deelname op te volgen, eventueel attesten uit te reiken, enzovoort.

Contacteer ons gerust als u graag meer informatie wil over de modules training en e-learning binnen mpleo.

Hierboven hadden we het al over het belang van leren en ontwikkelen. Zeker even strategisch en essentieel voor de ontwikkeling van een organisatie is de werving en selectie van de juiste profielen. Daarvoor moeten we eerst weten:

• Welke talenten, vaardigheden en competenties nodig zijn om de visie, missie en strategie van de onderneming te realiseren.
• Welke talenten, vaardigheden en competenties nu al aanwezig zijn in de organisatie.
• Welke eventuele lacunes opgevuld kunnen worden met opleidingen

Pas dan hebben we alle benodigde informatie om te kunnen analyseren welke rollen/profielen (set van vaardigheden en talenten) ontbreken. Als we die hebben, kunnen we strategische aanwervingen doen.

Deze (complexe) denkoefening hoeft HR niet alleen te doen. Gesprekken met het management over de gewenste toekomstrichting kunnen bv. inzicht verschaffen in hetgeen nodig zal zijn om de ambities te realiseren. Gesprekken met lijnmanagers en afdelingshoofden kunnen hier eveneens toe bijdragen + kunnen inzicht verschaffen in wat er nu al aanwezig is.

Willen we dat HR een strategische rol bekleedt in de organisatie, dan moeten we eerst zorgen dat HR geen tijd verliest met onnodige manuele processen, systemen die niet met elkaar praten, handmatige data-invoer, enzovoort. We moeten m.a.w. eerst zorgen dat het operationele aspect van personeelsbeleid zo efficiënt mogelijk verloopt.

Wij zien nog vaak organisaties die bv. opleidingen beheren in Microsoft Excel, of die voor de registratie van aan-en afwezigheden (verlof, ziekte, overuren, ,…) van medewerkers 2 of zelfs 3 verschillende systemen moeten gebruiken. Daarmee verliezen ze kostbare tijd en energie – tijd die niet ingezet kan worden voor meer strategische zaken, zoals het bepalen van welke profielen nog aangeworven moeten worden en welke opleidingen georganiseerd moeten worden.

Daarnaast zien we ook vaak dat alle HR-verantwoordelijkheden bij het HR-departement liggen (personeelsdossiers, registratie van verlof en ziekte, evaluatiegesprekken, opleiding,…). Dat hoeft niet zo te zijn: heel wat zaken kunnen (deels) bij lijnmanagers liggen. Lijnmanagers kunnen prima verlofaanvragen behandelen, zorgen dat er een ziektebriefje wordt opgeladen, enzovoort. Veel dingen kunnen zelfs bij de medewerkers liggen, bv.:

• het up-to-date houden van het persoonlijk dossier
• het opladen van ziektebriefjes
• het inschrijven op opleidingen
• enzovoort

Hiervoor heeft u natuurlijk wel de juiste systemen en processen nodig. Bij mpleo hebben we al meer dan 700 werkgevers geholpen om hun personeelsdata en processen te centraliseren en te automatiseren. Aarzel niet om een gesprek in te plannen met een van onze accountmanagers zodat u zelf kunt zien wat de meerwaarde is van één overkoepelend HR-systeem met selfservice portalen voor uw medewerkers en lijnmanagers.