De impact van telewerk op de bedrijfsorganisatie: hoe de controle behouden?

Belang van telewerk

Werknemers occasioneel of structureel laten thuiswerken kan voor een bedrijf interessant zijn. Sommigen houden echter nog steeds liever de boot af. Nochtans houdt telewerk interessante voordelen in, zowel voor het bedrijf als diens organisatie. Eén van de grootste troeven van telewerk is het uitsparen van pendeltijd en verplaatsingskosten. Zeker nu verplaatsingen steeds langer worden, tijdrovend zijn en werknemers meer en meer uitputten, blijkt telewerk een concrete en doeltreffende oplossing te zijn. Bovendien konden veel bedrijven dankzij deze praktijk hun activiteiten verderzetten tijdens de zware lockdownperiode.

Hoe de controle behouden?

Het toezicht op telewerkers is een van de grootste kopzorgen van veel werkgevers. Want hoe kan u als werkgever zeker zijn dat uw werknemers hun werktijd correct besteden?  Dit is een kwestie van gezond verstand, communicatie en wederzijds vertrouwen.

Zorg voor transparantie voor alle werknemers. Iedereen moet zelf kunnen aangeven binnen welke tijdsblokken hij al dan niet beschikbaar is voor thuiswerk. Het moet ook mogelijk zijn om de werktijden en agenda van iedere werknemer te kunnen zien, zelfs indien alles op afstand gebeurt. De module ESS MSS (‘Employee Self-Service’ & ‘Management Self-Service’) geeft werknemers en managers meer autonomie binnen diverse HR-processen (zoals verlofaanvraag, planning van de arbeidstijd ...). MPLEO, onze HR-software met onder andere timesheets en workflowprocessen maken de organisatie, het beheer en de opvolging van telewerk eenvoudiger en vlotter.

In crisistijden zoals deze blijken HR-instrumenten nog essentiëler te zijn om de connectie tussen het bedrijf en zijn werknemers te bewaren. Ze zijn een echte meerwaarde voor het management, de werknemers en de HR-verantwoordelijken.

Waarom de impact meten van telewerk?

Telewerk brengt heel wat voordelen met zich mee op voorwaarde dat het slim georganiseerd en goed opgevolgd wordt. Het is dus interessant om na te gaan hoe groot de impact is van telewerk op de productiviteit van werknemers.  Hierbij kunnen tools gebruikt worden die de taken van werknemers en hun werktijd registreren zodat eenvoudig verslag kan worden uitgebracht aan het bedrijfsmanagement. Dergelijke verslagen bevatten veel informatie die kunnen helpen bij het in kaart brengen van de productiviteit op een thuiswerkdag waarna deze gegevens vergeleken kunnen worden met de gegevens van een 'gewone' werkdag.   Dankzij deze informatie wordt duidelijk waar nog ruimte voor verbetering is op het vlak van de organisatie of het beheer van de werktijd.

Wat na de coronacrisis?

De coronacrisis en de lockdown hebben de gewoontes en organisatie van heel wat bedrijven van de ene dag op de andere op hun kop gezet, wat ongetwijfeld een impact zal hebben op de uitbreiding en inburgering van telewerk. Deze nieuwe werkvorm zal in de toekomst wellicht meer en meer werknemers en werkgevers weten te bekoren. Maar voor een optimale organisatie moeten bedrijven alle middelen noodzakelijk voor telewerk ter beschikking stellen. Telewerk heeft bovendien de gewoontes en cultuur van bedrijven voorgoed gewijzigd.  Zij zijn nu verplicht om deze nieuwe flexibele werkvorm te blijven aanbieden, anders dreigen zij de strijd om talent te verliezen. Daar komt uiteraard een efficiënte opvolging en een goed beheer van de organisatie bij kijken. De nood aan digitale HR-tools wordt dan ook steeds groter.  Dankzij HRWeb Solutions kunt u met de MPLEO-software al uw HR-processen vlot en eenvoudig afstemmen op telewerk.

Wilt u meer info over het beheer van telewerk of wilt u weten wat Mpleo voor uw bedrijf kan betekenen? Aarzel dan niet en contacteer ons. Kijk ook eens naar de modules en de verschillende diensten.