HR en Self-Service : Te combineren ?

Geef werknemers de controle

Met de tegenwoordige digitale evolutie wordt het steeds gemakkelijker om bepaalde taken te delegeren en te delen binnen een bedrijf. Vroeger was het niet altijd even gemakkelijk om in papieren administratie de werknemer te betrekken.  Tegenwoordig werkt dit een stuk efficiënter via HR software die ingevoerde personeelsgegevens synchroniseert en automatisch invult waar nodig.

Werknemers verwachten in deze tijden dan ook zelf meer controle over hun eigen personeelsgegevens binnen het bedrijf te hebben. Ze willen zelf hun verlof kunnen aanvragen, hun onkosten invoeren en salaris raadplegen. Dit Employee Self-Service systeem (ESS) vormt nu al een hoeksteen van het HR proces binnen vele bedrijven. Voor managers vertaalt zich dit in een Management Self-service systeem (MSS) dat het mogelijk maakt om de gegevens van hun medewerkers te zien, verlofaanvragen en onkostennota’s goed te keuren en nog veel meer.

Verhoog efficiënte automatisatie

Het is duidelijk dat een HR self-service systeem hand in hand gaat met een automatisatie en versnelling van HR procedures die anders veel tijd in beslag nemen. Denk bijvoorbeeld aan het ingeven van onkosten, waar bv. een optie om foto en pdf-files toe te voegen aan de onkostennota veel tijd kan besparen. Daarnaast moeten uw HR-medewerkers de personeelsgegevens zelf niet meer aanpassen en bespaart u uw organisatie zo tijd die anders besteed wordt aan deze administratieve zaken. Uw HR-afdeling zal meer aandacht kunnen besteden aan relevante taken, wat de tevredenheid van uw werknemers zal verhogen.

Werknemers en managers hebben ook meer zekerheid over hun eigen gegevens. Ze voelen zich meer betrokken in het HR-proces en hebben meer controle. Alle personeelsgegevens worden immers opgeslagen in één systeem en gesynchroniseerd en aangepast met elke ingevoerde verandering. Op deze manier kan iedereen op elk moment zijn personeelsgegevens raadplegen en zijn de gegevens van uw medewerkers altijd correct en up-to-date. Van zodra er een probleem optreedt (bv. een werknemer heeft te veel vakantiedagen aangevraagd), zal de correctie dan ook veel sneller gebeuren.

Een HR-selfservice softwaresysteem helpt daarnaast ook in het verminderen van uw papierwinkel, een troef voor elk milieubewust bedrijf.

Een self-service portal

Om van al deze voordelen te kunnen genieten, is het belangrijk dat uw HR ESS en MSS duidelijke functionaliteiten bevatten en goed integreerbaar zijn met uw payroll-systeem. Een complex self-service portal waarin het moeilijk is voor de gebruiker om de juiste opties te vinden, is hier niet de juiste optie. In dit tijdperk waarin mensen ook steeds vaker hun planning regelen via de smartphone, is eenvoud en een intuïtief en duidelijk selfservice portal cruciaal. Interesse in dit systeem voor uw bedrijf? Ontdek meer over de diensten die HRWeb u kan bieden of contacteer ons voor meer informatie.