Coffre-fort numérique : comment inciter vos salariés à s’y connecter ?
La dématérialisation des bulletins de paie et autres documents RH est un formidable levier pour améliorer la productivité du service Ressources Humaines et renforcer l’expérience collaborateur.
Cependant, le succès de ce projet repose en grande partie sur l’adhésion des salariés. Il est donc crucial d’inciter les salariés à se connecter régulièrement à leur coffre-fort numérique, et ce, dès sa mise à disposition.
Découvrez une série de conseils pratiques pour créer une véritable habitude chez vos salariés autour de leur coffre-fort électronique.
Pourquoi est-il important d’inciter les salariés à se connecter à leur coffre-fort numérique ?
Bien que la loi n’oblige pas les employeurs à obtenir le consentement des salariés pour la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie, certains choisissent de demander en amont à chaque salarié s’ils souhaitent les recevoir au format électronique ou rester au papier.
Cette démarche, bien qu’animée par les meilleures intentions, contribue à maintenir une partie des effectifs à l’écart du projet. Les salariés qui refusent la dématérialisation d’entrée de jeu n’ont en effet pas l’occasion de se connecter à leur coffre-fort et de se familiariser avec. Une configuration qui peut engendrer une série de difficultés pour le service RH.
Lever les a priori pour maximiser la rentabilité du projet de bulletin de paie électronique
Réticents au changement et souvent peu technophiles, les salariés qui préfèrent rester au papier avant même que le coffre-fort numérique ne soit déployé n’ont pas l’occasion de découvrir et d’apprécier ses avantages. Ils conservent leurs préjugés négatifs. Ces collaborateurs se privent alors eux-mêmes d’une innovation à même de simplifier leur quotidien, mais il ne faut pas oublier que leur décision impacte aussi la réussite du projet à l’échelle de l’entreprise. Si une proportion importante de salariés décide de rester au papier, l’entreprise ne peut pas pleinement tirer parti des économies et des gains d’efficacité potentiels de la dématérialisation.
Et après le bulletin de paie électronique ? Anticiper la 2ème étape de la dématérialisation RH
La dématérialisation des bulletins de paie est souvent la première étape d’un processus de digitalisation RH plus large incluant d’autres documents tels que les notes d’information, les soldes de tout compte, les bilans sociaux individuels et autres attestations.
Contrairement au bulletin de paie, les salariés ne peuvent pas refuser de recevoir ces documents au format électronique. L’employeur n’est pas tenu de proposer une alternative à ceux qui préfèreraient les recevoir en papier. Les collaborateurs n’ont alors pas d’autre choix que de se connecter à leur compte s’ils souhaitent consulter leurs documents RH. Ceux n’ayant pas activé leur coffre partent avec une longueur de retard et la perte d’informations en interne peut se révéler importante.
Conseils pratiques pour encourager l’adhésion au coffre-fort numérique
Le succès de votre projet de dématérialisation dépend de votre capacité à créer une habitude autour du coffre-fort. Il est essentiel d’encourager vos collaborateurs à activer et à utiliser régulièrement leur espace en ligne. Voici quelques bonnes pratiques inspirées des retours d’expérience de nos clients.
Conseil 1 : Dématérialisation par défaut
Au moment de la mise en place de la solution de dématérialisation RH, nous vous conseillons de passer tous les collaborateurs en « dématérialisation par défaut ». L’idée ? Encourager ce mode de réception dès le début tout en leur permettant de revenir au format papier s’ils le souhaitent (conformément à la réglementation). Cette méthode encourage les salariés à expérimenter la plateforme dès sa mise à disposition.
Le chiffre clé
Nous avons sondé nos clients pour connaître leurs bonnes pratiques. Un peu plus de la moitié d’entre eux (53%) ont choisi d’envoyer les bulletins de paie de tous leurs salariés de manière électronique par défaut lors du premier envoi (en leur laissant la possibilité de revenir au papier par la suite). Les autres ont choisi de demander l’avis de chaque salarié avant le premier envoi.
Pour découvrir l’intégralité des résultats de notre étude, téléchargez notre e-book « Paroles de RH ».
Conseil 2 : Incitation à la connexion
Pour permettre à vos salariés de revenir à l’option papier, deux possibilités s’ouvrent à vous : soit vous leur demandez de passer par le service RH pour modifier leur mode de réception, soit vous les encouragez à se connecter à leur coffre-fort pour revenir au papier. C’est cette seconde option que nous vous conseillons de privilégier puisqu’elle permet de réduire les a priori négatifs sur l’utilisation de l’outil. Une fois connectés, les salariés se familiarisent avec la plateforme
Conseil 3 : Reprise d’historique
Effectuez une reprise d’historique des bulletins de paie sur plusieurs mois, voire plusieurs années, pour éviter l’effet « coffre vide ». Les salariés trouveront immédiatement de l’utilité à la plateforme.
Conseil 4 : Facilitation de l’accès
Intégrez un lien vers le coffre-fort numérique sur l’intranet ou le portail RH de votre entreprise pour y faciliter l’accès.
Conseil 5 : Communication fréquente
Envoyez régulièrement des documents RH dans le coffre-fort des collaborateurs pour les inciter à s’y connecter fréquemment.
Conseil 6 : Retour d’expérience des utilisateurs
Recueillez régulièrement les retours des utilisateurs sur leur expérience avec le coffre-fort numérique et diffusez-les en interne pour promouvoir l’outil. Les salariés ambassadeurs deviendront vite vos principaux alliés dans votre projet de dématérialisation RH.
