Bulletin de paie électronique : comment intégrer les salariés ambassadeurs dans votre communication interne ?
La transition vers la dématérialisation des bulletins de paie est une étape importante pour moderniser les processus RH et gagner en productivité. Cependant, ce changement peut rencontrer des résistances, notamment parmi les collaborateurs les moins familiers avec les outils numériques. Pour surmonter ces obstacles, il est nécessaire de mettre en place une véritable démarche de conduite du changement.
Dans ce cadre, le recours à des salariés ambassadeurs s’avère être une stratégie efficace. Voici comment s’appuyer sur ces relais pour faciliter l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs au bulletin de paie électronique.
Pourquoi les salariés ambassadeurs sont-ils essentiels ?
L’anticipation des résistances au changement est une étape cruciale dans tout projet de transformation. Bien que votre plan de communication soit rigoureux, certains salariés, et plus particulièrement ceux qui sont éloignés de la Direction des Ressources Humaines, pourraient ne pas être facilement convaincus. Ces réfractaires, souvent dispersés géographiquement, bénéficient grandement de l’accompagnement de relais de proximité pour porter vos messages et rassurer sur les nouvelles pratiques.
Comment intégrer les ambassadeurs dans votre stratégie de dématérialisation ?
Relayer des témoignages inspirants pour favoriser l’adhésion au coffre-fort électronique
Et pas n’importe quel témoignage ! Nous vous recommandons plus précisément de miser sur des salariés qui, bien qu’initialement éloignés de l’informatique, ont accepté la dématérialisation et reçoivent chaque mois leur bulletin de paie au format électronique. Ces témoignages peuvent être filmés ou rédigés puis partagés dans une newsletter interne par exemple. Ils démontreront ainsi que la transition est possible et bénéfique pour tous.
Assurez-vous de sélectionner des ambassadeurs issus de différents sites et départements pour représenter une diversité de situations et de besoins. Cette diversité est cruciale pour toucher un large éventail de collaborateurs.
Miser sur les managers les plus engagés
Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour impliquer les managers dans le dispositif de communication interne autour des bulletins de paie électronique :
- Leur suggérer de relayer l’information lors des réunions d’équipe ou lors de points individuels.
- Leur demander de recommander des membres de leur équipe qui se distinguent par leur attitude positive et leur influence sur leurs collègues. Les managers ont souvent une bonne connaissance des dynamiques d’équipe et peuvent identifier les leaders informels.
- Mettre en place des récompenses pour les managers dont les équipes présentent de bons taux de dématérialisation. Ce système de reconnaissance valorise les efforts des managers et les encourage à promouvoir activement le changement.
La société Pro Impec, utilisatrice de notre solution de dématérialisation RH a ainsi pu s’appuyer sur ses managers pour relayer le message en interne. Patrick Senneville, Responsable Paie & ADP, explique : « A partir du moment où les managers ont compris le gain de temps que ça représentait pour eux, ils sont devenus nos meilleurs ambassadeurs. »
Retour d’expérience | Patrick Senneville, Responsable Paie & ADP de Pro Impec, partage plusieurs des astuces qui leur ont permis d’atteindre un taux de dématérialisation des bulletins de paie de 74%. Découvrez l’intégralité du témoignage de la société Pro Impec.
Identifier des relais RH de proximité
Si vos collaborateurs sont répartis sur plusieurs sites géographiques, nous vous conseillons, si vous en ressentez le besoin, de nommer des relais RH dans vos différents établissements. Ils pourront par exemple aider les collaborateurs qui n’ont pas d’adresse email à en crée une.
Vous pouvez également organiser une réunion pour présenter le projet aux futurs ambassadeurs. Expliquez-leur l’importance de leur rôle et comment ils peuvent contribuer au succès de l’initiative. Ils deviendront rapidement des points de contact essentiels pour répondre aux questions des salariés et faciliter l’adoption du bulletin de paie électronique.
La société Clariane France a par exemple mis en place un réseau d’ambassadeurs internes pour soutenir son projet de dématérialisation. Stéphanie Gaston, Responsable Projet RH, souligne l’importance de cette structure : « Notre activité étant découpée en 23 régions, nous avons 23 RRH Régionaux et 2 DRH Opérations qui nous accompagnent dans le relais des projets. Cette organisation a permis d’accompagner le changement de manière efficace et de renforcer l’adhésion des collaborateurs. Nous nous appuyons sur une quarantaine d’ambassadeurs paie répartis dans nos établissements en France. Ces équipes d’ambassadeurs nous ont permis d’accompagner le changement. »
A retenir | La dématérialisation des bulletins de paie est une démarche qui nécessite une stratégie de communication interne bien pensée et des relais de confiance au sein de l’organisation. Les salariés ambassadeurs jouent un rôle crucial en facilitant l’adhésion des collaborateurs réfractaires et en renforçant la crédibilité de votre projet.
Investir dans un réseau d’ambassadeurs, c’est non seulement garantir le succès de la dématérialisation des bulletins de paie, mais aussi préparer le terrain pour de futures innovations dans la gestion des ressources humaines.
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