Rapport d’étonnement : conseils et exemple pour l’intégrer efficacement dans votre parcours d’onboarding
Le rapport d’étonnement est un outil de plus en plus utilisé par les entreprises pour enrichir l’expérience des collaborateurs et améliorer la marque employeur. Bien structuré et intégré dans le parcours d’onboarding, il peut permettre à l’entreprise de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Cet article explore les bonnes pratiques liées au rapport d’étonnement et propose un exemple de questionnaire permettant de structurer le rapport d’étonnement des nouveaux collaborateurs.
Objectif : transformer le rapport d’étonnement en une étape clé de vos processus d’onboarding.
Qu’est-ce que le rapport d’étonnement en entreprise ?
Le rapport d’étonnement invite les nouveaux collaborateurs à partager leurs premières impressions sur divers aspects de l’entreprise, tels que le management, les processus internes, l’activité, le business model et les relations entre collègues. Généralement, ce rapport est rédigé après quelques semaines d’intégration, offrant au nouvel arrivant un temps dédié pour formuler et partager ses réflexions.
Les bonnes pratiques pour un rapport d’étonnement efficace
Pour que le rapport d’étonnement soit bénéfique, il est crucial de suivre certaines bonnes pratiques :
Encourager la transparence et la confiance
Pour obtenir des feedbacks authentiques, les collaborateurs doivent comprendre que leurs retours ne seront pas utilisés contre eux. Le risque sinon est qu’ils s’auto-censurent. Vous vous retrouveriez alors avec des rapports d’étonnement lisses et complètement inexploitables ! Il est donc nécessaire de les rassurer sur la confidentialité et l’usage de leurs retours.
Analyser et utiliser les retours de manière objective
Utilisez des outils d’analyse de données pour trier et synthétiser les feedbacks. Classez les retours par thème et fréquence afin de déterminer les priorités d’action. Par exemple, si plusieurs rapports d’étonnement indiquent un problème récurrent avec un certain processus interne, l’entreprise peut former un groupe de travail pour analyser ces retours et proposer des solutions concrètes.
A noter | Au-delà de l’onboarding, la profondeur des fonctionnalités d’analytics constitue un critère déterminant dans le choix d’un SIRH, et ce, quel que soit le processus RH que l’onconsidère (recrutement, formation, entretiens…).
Proposer un cadre, mais laisser de la liberté
Les collaborateurs ne doivent pas se sentir bridés. Ainsi, un cadre trop rigide constitué essentiellement de réponses fermées ou de questions à choix multiples aura des effets contre-productifs. A l’extrême opposé du spectre, ne pas aiguiller du tout les nouveaux salariés sur ce qui est attendu d’eux peut s’avérer tout aussi dommageable. Il peut donc être intéressant de fournir une trame générale contenant des questions ouvertes et fermées, tout en encourageant les employés à ajouter des sections libres pour des observations ou suggestions non couvertes par le modèle.
L’utilité du rapport d’étonnement dans le parcours d’onboarding
En respectant ces bonnes pratiques, le service RH s’assure de disposer de rapports d’étonnement à la fois utiles et efficaces. Les effets positifs dans le cadre du parcours d’onboarding sont nombreux :
Identifier rapidement les dysfonctionnements et les opportunités
Les nouveaux arrivants peuvent apporter un regard neuf sur les pratiques existantes, aidant ainsi à repérer les blocages ou les opportunités d’amélioration. Pour cela, veillez à analyser régulièrement les rapports d’étonnement pour repérer les récurrences. Mettez en place un plan d’action pour adresser les problèmes identifiés et communiquez les changements apportés aux employés pour montrer l’impact de leurs feedbacks.
Renforcer l’engagement et la motivation des nouveaux employés
En leur permettant de s’exprimer, l’entreprise montre qu’elle valorise leurs opinions, ce qui peut accroître leur sentiment d’appartenance dès leur parcours d’intégration. Pour maximiser cet engagement collaborateur, attention toutefois à assurer un suivi et un reporting réguliers des actions mises en place suite aux remontées faites par les salariés. Dans le cas contraire, c’est l’effet boomerang qui est à craindre ! Vos bonnes intentions initiales pourraient se retourner contre vous et porter atteinte à votre expérience collaborateur.
Nourrir une culture d’amélioration continue et d’innovation
En encourageant les feedbacks, l’entreprise se positionne comme un acteur dynamique et ouvert au changement. Pour aller plus loin, vous pouvez créer des initiatives où les idées recueillies à partir des rapports d’étonnement peuvent être testées et mises en œuvre à l’échelle d’une équipe ou d’un service. Organisez par exemple des hackathons internes ou des ateliers de brainstorming pour développer les idées proposées par les nouveaux arrivants.
Exemple de trame de rapport d’étonnement
Pour aider les Responsables RH à concevoir un questionnaire de rapport d’étonnement, voici un exemple de structure. Nous y avons identifié les 12 questions clés à poser à vos nouvelles recrues. Attention toutefois à bien veiller à adapter ce modèles au contexte de votre entreprise.
Introduction :
- Comment avez-vous vécu votre intégration au sein de notre entreprise ?
- Quels aspects de l’onboarding avez-vous particulièrement appréciés ?
Management et relations professionnelles :
- Comment décririez-vous le style de management de votre équipe ?
- Avez-vous rencontré des difficultés pour établir des relations avec vos collègues ?
Processus et organisation :
- Quels processus internes vous semblent bien structurés et efficaces ?
- Y a-t-il des procédures que vous trouvez compliquées ou inutiles ?
Activité et missions :
- Comment percevez-vous vos responsabilités et missions actuelles ?
- Avez-vous des suggestions pour améliorer l’efficacité de votre poste ?
Innovation et amélioration continue :
- Avez-vous des idées pour améliorer les produits/services de l’entreprise ?
- Quelles innovations pensez-vous que l’entreprise devrait explorer ?
Conclusion :
- Souhaitez-vous ajouter d’autres commentaires ou suggestions ?
- Sur une échelle de 1 à 5, comment évaluez-vous globalement votre expérience jusqu’à présent ?
A retenir | Le rapport d’étonnement est un outil stratégique pour les entreprises souhaitant améliorer leur processus d’onboarding et proposer une expérience collaborateur de qualité dès les premiers mois. En suivant les bonnes pratiques et en encourageant les collaborateurs à s’exprimer librement, les Responsables RH peuvent transformer ce dispositif en un levier de croissance et d’amélioration continue.