FAQ

De term “onboarding” verwijst naar alle activiteiten en maatregelen die worden genomen om een nieuwe medewerker te integreren in de organisatie en zijn werk.

Een goede onboarding is cruciaal voor beide partijen:

Als werkgever wil je dat je nieuwe werknemers zo snel mogelijk kunnen bijdragen aan de organisatie – daarom heb je ze aangenomen!

Als werknemer wil je je zo snel mogelijk op je gemak voelen in het team, toegang hebben tot de juiste apparatuur en zo snel mogelijk productief zijn. Je hebt de baan tenslotte aangenomen omdat je dacht en hoopte dat het een prettige baan zou zijn, en hetzelfde geldt voor de organisatie.

Talloze onderzoeken en studies bevestigen hoe schadelijk (en kostbaar!) slechte introductieprocessen zijn. Ze verhogen de productiviteitstijd (de tijd die iemand nodig heeft om zich in te werken), leiden tot een hoger verloop (vooral in de eerste maanden), veroorzaken stress, enz.

Neem voor meer informatie over de onboardingfuncties van mpleo contact op met ons verkoopteam.

Welzijn op het werk en sociale cohesie zijn al jaren hot topics. De cijfers over burn-out, depressie en allerlei stressgerelateerde klachten zijn niet bepaald rooskleurig. De afgelopen jaren zijn er bijvoorbeeld een aantal berichten in de pers geweest over de sterke stijging van burn-out en depressie: in mei 2021 werd een stijging van 40% in vier jaar gemeld. De Corona-crisis is ook een bron van stress en angst. Als gevolg van thuiswerken ervaren veel mensen ook een vervaging tussen werk en privé. Onderzoeken tonen aan dat velen harder en langer werken dan op kantoor en zich minder verbonden voelen met hun collega’s en de organisatie.

Onderzoek toont aan dat sociale cohesie (ook bekend als ‘sociale binding’) een zeer belangrijke factor is. Sociale cohesie heeft veel positieve effecten: het verhoogt geluk, draagt bij aan een goede gezondheid, vermindert gevoelens van negativiteit enzovoort. Ook op de werkplek is sociale cohesie essentieel. Het stimuleert samenwerking en werkt als een goed tegenwicht tegen stress.

Hoe kun je deze verbondenheid vergroten? Er zijn een aantal gemakkelijk te volgen tips:

• Zorg dat mensen met elkaar blijven praten. Mensen en teams die de hele dag alleen maar e-mails en instant messages uitwisselen, zullen zich uiteindelijk steeds minder verbonden voelen. Elke manager moet hierover goede afspraken maken met zijn of haar team.
• Zorg er vooral voor dat er ook ‘koffietijd’ is tijdens vergaderingen. Praten over ditjes en datjes, hoe het weekend is verlopen, hoe het met de kinderen gaat, is geen tijdverspilling. Zonder deze informele momenten hebben mensen het gevoel dat ze met elkaar alleen over werk kunnen praten.
• Neem als manager regelmatig de tijd om te vragen hoe het met je teamleden gaat. Hoe voelen ze zich? Hoe gaat het met hun werk (thuis)? Waar krijgen ze energie van?
• Organiseer indien mogelijk leuke teamactiviteiten (ook buiten!).
• Communiceer regelmatig over het hele bedrijf en deel goed nieuws zoals nieuwe klanten, jubilea, mijlpalen in de organisatie, enz. Het is belangrijk om successen samen te delen en te vieren. Niets maakt mensen gelukkiger dan positieve feedback en het gevoel samen punten te kunnen scoren.

Het updaten van persoonlijke gegevens zoals adressen, telefoonnummers, gezinssituaties, enz. is vaak een echte uitdaging. Met mpleo is het echter kinderspel! Alle medewerkers kunnen via het selfserviceportaal hun eigen dossier raadplegen en indien nodig wijzigingen aanbrengen. HR ontvangt automatisch meldingen van aangevraagde wijzigingen en moet deze eerst goedkeuren. De volledige versiegeschiedenis wordt ook bijgehouden. Zo maak je er een gedeelde verantwoordelijkheid van en bespaar je zowel tijd als kwaliteit.

Blijven leren en ontwikkelen is erg belangrijk, zowel voor de organisatie als voor de individuele medewerker. Als organisatie moet en wil je je immers blijven ontwikkelen en ervoor zorgen dat mensen niet alleen ‘bij kunnen blijven’, maar actief bijdragen aan het creëren van de toekomst die je voor ogen hebt. Aan de andere kant is de mogelijkheid om te leren en je te ontwikkelen als werknemer een belangrijke motiverende factor. Maar hoe kun je als organisatie mensen zover krijgen dat ze zelf het stuur in handen nemen en actief aan de slag gaan met hun eigen groei en ontwikkeling? Leren en ontwikkelen moet niet alleen een ‘push’ zijn van HR naar medewerkers.

Een paar tips:

• Ga uit van het feit dat mensen zich willen ontwikkelen. Organisaties die bijvoorbeeld uitgaan van de negatieve premisse dat mensen “gedwongen” moeten worden om opleidingen te volgen, zullen merken dat mensen niet erg enthousiast zijn over hun opleiding. Je oogst wat je zaait.
• Presenteer leren als iets positiefs. Opleidings- en stageprogramma’s worden maar al te vaak neergezet als “verbeterprogramma’s”, als een middel om zwakke punten te verhelpen. Denk er maar eens over na: “Oh, interessant, een cursus onderhandelingstechnieken, dat zou me naar een hoger niveau kunnen tillen! Ontwikkelen vanuit sterke punten is veel effectiever en leuker dan uitgaan van wat niet goed genoeg is en/of wat er ontbreekt.”
• Vraag medewerkers actief wat ze zelf zouden willen leren/ontwikkelen. Dit levert inzichten van onschatbare waarde op, want het maakt ook duidelijk hoe de medewerker zichzelf ziet ontwikkelen, waar hij energie van krijgt en wat hij wil doen.
• Zorg voor de juiste faciliteiten en hulpmiddelen. Bijvoorbeeld een duidelijke trainingscatalogus, een systeem voor het opvragen van trainingsaanvragen, een e-learning platform voor afstandsleren, etc. Digitale hulpmiddelen kunnen hierbij een grote hulp zijn.

Neem voor meer informatie over onze soft HR-modules contact op met onze accountmanagers.

Veel organisaties en verbanden hebben verplichte opleidingen. Denk bijvoorbeeld aan een certificaat voor heftruckchauffeurs of opleidingen en examens om erkend verzekeringsmakelaar te worden. Hoe zorg je er als organisatie voor dat de wetgeving en eventuele vakbondsafspraken worden nageleefd?

• Zorg er ten eerste voor dat je een duidelijk overzicht hebt van welke trainingen voor wie verplicht zijn en hoe lang bepaalde trainingen/certificaten geldig zijn.
• Ten tweede, zorg voor de juiste faciliteiten en tools. Microsoft Excel is bijvoorbeeld niet de juiste tool voor het beheren en bijhouden van trainingen en certificaten. Opleidingsbeheersoftware zoals mpleo kan hierbij een grote hulp zijn. Hiermee kun je voor elke werknemer de vereiste training specificeren, trainingssessies plannen, werknemers inschrijven, hun aanwezigheid controleren, indien nodig certificaten uitreiken, enz.

Neem contact met ons op als je meer informatie wilt over de e-learning- en opleidingsmodules van mpleo.

Hierboven hebben we het al gehad over het belang van leren en ontwikkelen. Het werven en selecteren van de juiste mensen is net zo strategisch en essentieel voor de ontwikkeling van een organisatie. Om dit te doen, moeten we eerst weten :

• Welke talenten, vaardigheden en competenties nodig zijn om de visie, missie en strategie van het bedrijf te realiseren.
• Welke talenten, vaardigheden en competenties al aanwezig zijn in de organisatie.
• Welke eventuele leemtes kunnen worden opgevuld door middel van training.

Alleen dan hebben we alle informatie die we nodig hebben om de ontbrekende rollen/profielen (set vaardigheden en talenten) te analyseren. Zodra we dit hebben, kunnen we overgaan tot strategische werving.

HR hoeft deze (complexe) oefening niet alleen te doen. Gesprekken met het management over de gewenste toekomstige richting kunnen bijvoorbeeld inzicht geven in wat er nodig is om de ambities te realiseren. Gesprekken met lijnmanagers en afdelingshoofden kunnen hier ook aan bijdragen en inzicht geven in wat er al is.

Als we willen dat HR een strategische rol speelt in de organisatie, moeten we er eerst voor zorgen dat er geen tijd wordt verspild aan onnodige handmatige processen, systemen die niet met elkaar communiceren, handmatige gegevensinvoer enzovoort. Met andere woorden, we moeten er eerst voor zorgen dat de operationele kant van HR zo efficiënt mogelijk werkt.

We zien vaak organisaties die bijvoorbeeld opleidingen beheren in Microsoft Excel, of die twee of zelfs drie verschillende systemen moeten gebruiken om de aanwezigheid en afwezigheid (verlof, ziekte, overwerk, enz.) van werknemers te registreren. Op die manier verspillen ze kostbare tijd en energie, die niet kan worden gebruikt voor meer strategische zaken, zoals bepalen welke profielen nog moeten worden aangeworven en welke opleidingen moeten worden georganiseerd.

Bovendien zien we vaak dat alle HR-verantwoordelijkheden worden toevertrouwd aan de HR-afdeling (personeelsdossiers, registratie van verlof en ziekte, beoordelingsgesprekken, opleiding, enz.) Dit is niet noodzakelijk het geval: veel zaken kunnen (deels) onder de verantwoordelijkheid van lijnmanagers vallen. Lijnmanagers kunnen eenvoudig verlofaanvragen afhandelen, ervoor zorgen dat een ziekmelding wordt geüpload, enzovoort. Veel dingen kunnen zelfs door werknemers worden gedaan, bijvoorbeeld:

• Je persoonlijke dossier bijwerken
• Ziekmeldingen downloaden
• Inschrijven voor opleidingen
• En ga zo maar door

Natuurlijk moet je hiervoor over de juiste systemen en processen beschikken. Bij mpleo hielpen we al meer dan 700 werkgevers om hun personeelsgegevens en -processen te centraliseren en te automatiseren. Maak een afspraak met een van onze accountmanagers en ervaar zelf de meerwaarde van een uitgebreid HR-systeem met selfserviceportalen voor je medewerkers en lijnmanagers.

Mpleo is de naam van ons 360-graden HR-softwareplatform.

Of je nu op zoek bent naar een systeem dat je ondersteunt in ‘hard’ HR (aanwezigheids- en afwezigheidsbeheer, loonadministratie, onkosten, …) of ‘zacht’ HR (rekrutering, opleiding, prestatiebeheer, …), Mpleo biedt je een totaaloplossing.

Mpleo biedt je een totaaloplossing. Het stelt je in staat om het volledige loopbaantraject van werknemers en alle gerelateerde HR-aspecten te beheren vanuit één enkel platform. Dit wordt mogelijk gemaakt door de 19 modules waaruit mpleo bestaat. Neem voor meer informatie contact met ons op.

Een zeer goede en terechte vraag!

Ten eerste bieden veel softwaretools slechts een deel van de oplossing. Ze bevatten bijvoorbeeld wel ‘harde HR’-aspecten (bijvoorbeeld personeelsdossiers, aan- en afwezigheid, salarisadministratie, enzovoort), maar geen ‘zachte HR’-modules (bijvoorbeeld opleidingsbeheer en talent- en prestatiemanagement). Het omgekeerde is ook vaak het geval: ‘soft HR’-modules zonder ‘hard HR’.

Wat mpleo onderscheidt, is dat het een 360-gradenoplossing is die alle aspecten van HR omvat, van rekrutering en payroll tot talent- en prestatiebeheer. Met mpleo hebben organisaties een totaaloplossing in handen. Ze kunnen alles vanuit één systeem beheren, in plaats van ‘gedwongen’ te worden om met verschillende tools te werken. Alles in één systeem hebben creëert een uniek voordeel: het geeft je een 360-graden beeld van je medewerkers. Het helpt ook om je personeelsbeheerprocessen te vereenvoudigen. Ten slotte maakt het ook de rapportering gemakkelijker.

Ten tweede is mpleo een modulair systeem.

Mpleo is een compleet pakket, maar we dwingen onze klanten niet om alles in één keer aan te schaffen (‘alles of niets’). Integendeel: mpleo bestaat uit verschillende modules en je kiest zelf welke je wilt activeren/implementeren voor jouw organisatie. Als je bijvoorbeeld al een oplossing hebt voor aanwezigheids- en afwezigheidsbeheer, hoef je die module niet bij ons aan te kopen. Deze optie is niet beschikbaar voor veel andere tools.

Ten derde is mpleo beter aanpasbaar.

Je kunt niet alleen de modules vrij kiezen, maar binnen elke module zijn er ook tal van aanpassingsmogelijkheden. Voor de module afwezigheidsbeheer bepalen we bijvoorbeeld altijd samen met onze klanten welke soorten afwezigheid nodig zijn, wie verlof moet goedkeuren, welke rapporten nodig zijn, enzovoort. We kunnen veel verder gaan dan de meeste ‘alles of niets’ tools die hierboven zijn genoemd.

Natuurlijk kan dat! Sterker nog, we raden iedereen aan om een demonstratie in te plannen met een van onze accountmanagers om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden van mpleo en de toegevoegde waarde voor jouw organisatie. Zo kun je ook direct belangrijke vragen stellen.

Absoluut niet! Zoals vermeld in het eerste punt van deze FAQ-pagina, onderscheidt mpleo zich (onder andere) door het modulaire karakter van zijn platform. Je kiest de modules die je wilt activeren op basis van je behoeften en budget.

Absoluut! Veel van onze klanten beginnen met een bepaalde bundel basismodules en ontwikkelen hun mpleo-omgeving stap voor stap in de daaropvolgende maanden en jaren.

Tijdens een persoonlijk gesprek laten onze accountmanagers je graag de functies en mogelijkheden van de verschillende modules zien. Daarna bekijken we samen wat er nodig is om aan je eisen en wensen te voldoen. Als je al een lijst met criteria hebt (vaak “technische vereisten” genoemd), laat het ons dan weten en we geven je punt voor punt onze opmerkingen.

Ja, dat doen we! Onze kortingsstructuur is zeer transparant. Neem voor een concrete offerte contact op met ons verkoopteam.

Ja, die is er! We hebben een ondersteuningsteam om je te helpen bij je dagelijkse gebruik van mpleo, wanneer je manipulaties niet de verwachte resultaten opleveren.

Onze ondersteuningsservice is inbegrepen in de jaarlijkse prijs van de licentie en het onderhoud. De teller loopt dus niet meteen af als je een vraag stelt. Je kunt bijvoorbeeld gratis contact met ons opnemen als je vragen hebt over een bepaalde functie. Bovendien behandelt ons supportteam ook vragen die niet bij de prijs zijn inbegrepen – meer informatie hierover vind je hieronder.

Omvat :

• Hulp bij technische problemen
• Vragen over functionaliteit
• Problemen met gebruikersrechten en toegang
• Vragen over rapportagefuncties

Standaard ondersteunt mpleo Nederlands, Frans, Engels, Duits en Spaans. Gebruikers kunnen de weergavetaal op elk moment wijzigen. Standaard wordt mpleo weergegeven in de moedertaal van de gebruiker (zoals gedefinieerd in zijn persoonlijke gegevens). Indien gewenst kunnen we ook een extra taal toevoegen aan je mpleo-omgeving – in onderling overleg te bepalen.

Ja, het is mogelijk! In grote lijnen zijn er drie manieren om te koppelen met andere systemen:

1. Een formele interface tussen mpleo en het andere systeem in kwestie (bijvoorbeeld de payrollkoppeling die we met veel sociale secretariaten hebben).
2. Een koppeling via onze open en beveiligde API’s: API’s laten toe om specifieke velden op te roepen vanuit mpleo en door te geven aan een andere tool. Het omgekeerde is ook mogelijk (van de andere tool naar mpleo), op voorwaarde dat de andere tool dit ondersteunt.
3. Een koppeling via CSV import/export: Met deze optie kunnen we een koppeling maken met bijna elk ander systeem. Met andere woorden, elke dag (of meerdere keren per dag) wordt er een CSV-bestand gemaakt van mpleo-gegevens, dat vervolgens via SFTP naar de externe tool wordt gestuurd om te worden geladen.

We hebben payroll-interfaces met veel verschillende sociale secretariaten en bouwen voortdurend aan nieuwe. Onze klanten kunnen dus vrij kiezen met welk sociaal secretariaat ze willen samenwerken. Het is belangrijk om te weten dat mpleo zelf geen lonen berekent: ons platform fungeert gewoon als tussenpersoon tussen onze klant en de loonmotor van hun sociaal secretariaat. Er zijn ook twee verschillende soorten koppelingen – in de volgende vraag wordt dit punt verder uitgewerkt.

Voor meer informatie en specifieke vragen, aarzel niet om contact met ons op te nemen.

Een master interface betekent dat je de gegevens maar op één plaats hoeft in te voeren, namelijk in mpleo. Op de achtergrond worden deze gegevens dan naar je sociaal secretariaat gestuurd voor een heleboel berekeningen, en de resultaten worden teruggestuurd naar mpleo. Dit geeft de eindgebruiker de indruk dat er maar één systeem is, terwijl het er technisch gezien twee zijn. Daarom hebben we het vaak over ’tweerichtingsverkeer’ als we het hebben over een masterinterface. Een tool stuurt niet alleen gegevens naar een andere tool, maar ontvangt ze ook.

Een slave-interface is eenrichtingsverkeer. Een tool ontvangt OF stuurt gegevens naar een andere tool, maar niet allebei. Wat de salariskoppeling met mpleo betreft, betekent dit dat je als eindgebruiker altijd twee systemen moet gebruiken, namelijk mpleo en de tool van je sociaal secretariaat.

Je kan altijd contact opnemen met ons sales team voor meer informatie over dit onderwerp.

We hebben loonlijstkoppelingen met veel verschillende sociale secretariaten. Dus als je van leverancier verandert, kun je mpleo blijven gebruiken. Neem contact op met ons verkoopteam als je specifieke vragen hebt.

Afhankelijk van het type koppeling (interface) en het sociaal secretariaat waarmee je werkt, is dit al dan niet mogelijk.

Neem contact op met ons verkoopteam voor meer informatie over uw specifieke context.

Ja, het is mogelijk! We hebben deze koppeling opgezet voor veel van onze klanten. Hiermee kunnen mpleo-items zoals trainingen, evenementen, enz. worden overgezet naar de berichtenapplicatie, zodat mensen hun agenda op één plek kunnen bekijken en beheren.

Single sign-on is mogelijk en we ondersteunen verschillende opties: Azure-AD, ADFS en Auth0.

Ja, dat kan! Werknemers kunnen eenvoudig de dag(en) waarop ze naar het werk zijn gefietst registreren, en deze gegevens worden vervolgens opgenomen in de salarisverwerking (in het geval van een masterinterface – zie hieronder).

Mpleo biedt een aantal standaardrapporten en dashboards om je het leven gemakkelijker te maken. Daarnaast kunnen aangepaste rapporten worden gemaakt en standaard beschikbaar worden gesteld. Tot slot kunnen alle gegevens in mpleo worden geëxporteerd en/of gebruikt voor rapporten. Alles in mpleo kan ook worden verwijderd. Je kunt kiezen uit verschillende bestandsformaten: CSV, Excel en PDF. Onze accountmanagers geven je graag meer uitleg.

Mpleo is toegankelijk vanaf elk apparaat, of het nu een computer, tablet of smartphone is. Cle is mogelijk omdat mpleo volledig browsergebaseerd is. Vergelijk het met Facebook of LinkedIn: het is gewoon een website waarop je surft. We hebben dus geen aparte applicatie voor smartphones ontwikkeld.

Het feit dat mpleo een soort website is, heeft als belangrijk voordeel dat je medewerkers geen aparte applicatie hoeven te installeren. Niet alle werknemers hebben immers een mobiele telefoon op het werk, en zelfs als ze die wel hebben, wil niet iedereen dat soort applicaties installeren. Bovendien vermijden we dat medewerkers VPN-verbindingen moeten configureren voordat ze mpleo kunnen gebruiken.

Mpleo houdt automatisch een logboek bij van alle belangrijke elementen die bijvoorbeeld de loonlijst kunnen beïnvloeden. Zo kun je gemakkelijk overzicht houden.

Bovendien houdt mpleo alle historische versies bij, zoals contractstatussen, materialen enzovoort. Je verliest dus nooit gegevens. Een voorbeeld: voor een medewerker die al 10 jaar in dienst is, kun je zien welke auto’s deze persoon heeft gehad, welke badgenummers, welke contracten, welke waarderingen, enz.

Het is allemaal mogelijk met onze prestatiebeheermodule. Als je specifieke vragen hebt over dit onderwerp, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via sales@mpleo.com