Qu’est-ce que la digitalisation des Ressources Humaines ?
La digitalisation des ressources humaines est la transformation en profondeur de la façon de gérer les ressources humaines. Mais la digitalisation des RH, c’est avant tout la digitalisation des tâches et des fonctions administratives des responsables des ressources humaines. En effet, la fonction RH fut longtemps cantonnée à de nombreuses tâches purement administratives. Les nouveaux outils numériques et digitaux ainsi que des softwares RH de plus en plus complets et polyvalents ont fait évolué leurs méthodes et leurs modes de travail.
La quasi-totalité des aspects de gestion de ressources humaines ont été affectés par la digitalisation :
- La gestion de la paie
- Le suivi des congés
- La gestion des absences (maladie notamment)
- La gestion des notes de frais
- La planification du temps de travail
- La gestion des formations
- Le processus de recrutement
Qu’il s’agisse de réseaux sociaux internes permettant une meilleure communication entre tous les membres de l’entreprise ou d’outils simplifiant les demandes de congés, facilitant la gestion de la paie ou accélérant les différents processus de recrutement, la digitalisation des RH a grandement participé à l’amélioration globale de l’organisation du travail.
Quel intérêt pour les responsables RH et le management ?
La digitalisation contribue certainement à une réduction des coûts et à un meilleur respect de l’environnement notamment grâce à la numérisation d’une grande partie des documents. De plus, la digitalisation permet d’étendre, d’accélérer et d’optimiser les procédures de recrutement. Vous l’aurez compris, la fonction RH profite donc pleinement de la digitalisation et les avancées sont nombreuses également au niveau du reporting et de l’analyse des données internes.
Mais l’intérêt majeur de la digitalisation pour les responsables RH est le gain de temps qu’elle représente. Trop longtemps cantonnés sur des tâches administratives chronophages, les responsables RH peuvent aujourd’hui consacrer beaucoup plus de temps à des tâches où ils ont une plus grande valeur ajoutée : amélioration du fonctionnement de l’organisation, support au management, développements des talents et de l’employabilité des collaborateurs pour n’en citer que quelques-uns.
L’automatisation des missions les plus rébarbatives a permis de remettre les responsables des ressources humaines au cœur de l’organisation de l’entreprise et de se reconcentrer sur le sens premier de la fonction : l’Humain.
L’importance de la centralisation
Centraliser les données est devenu un enjeu essentiel des départements RH. Ancré dans l’air de la transformation numérique qui s’opère dans tous les secteurs d’activité, la tendance à la centralisation est omniprésente.
Les entreprises et les organisations sont en constante évolution. Lors d’une soudaine expansion ou tout au long de la croissance de l’entreprise, le département RH doit pouvoir suivre administrativement l’ensemble des données. Afin d’assurer une gestion efficace, l’utilisation d’une plateforme centrale sur laquelle toutes les données peuvent être facilement saisies et traitées représente donc un atout majeur !
La mise en place d’un logiciel RH intégré avec une base de données centrale augmente la qualité des données et la facilité avec laquelle elles peuvent être analysées, partagées. Dans la plupart des cas, les informations RH ne doivent être saisies dans le système qu’une seule fois, après quoi elles sont immédiatement synchronisées.
L’utilisation d’une plateforme RH facilite par ailleurs l’analyse des données, la mise en place de KPI et l’exploitation statistique. En effet, le système RH relie tous les départements entre eux et donne un aperçu des évolutions et des changements au sein de l’ensemble de l’organisation. Le traitement des données RH est également accéléré par l’automatisation inhérente à une plateforme RH. Grâce à la numérisation, les documents sont toujours accessibles et faciles à partager avec les employés.
Choisir la bonne plate-forme
Pour pouvoir bénéficier des avantages d’une plateforme RH, il est important de choisir le partenaire qui correspond à vos besoins, tout en vous offrant le maximum de centralisation.
Demandez-vous d’abord quels sont vos objectifs avec l’intégration d’un logiciel RH. Quel est le périmètre d’intégration voulu (combien de fonctions RH doivent exister dans le logiciel RH) ? Quel est votre budget, votre timing ? Voulez-vous intégrer le payroll également ? Choisir un logiciel RH centralisé est un choix essentiel. Ce changement doit bien se préparer.
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